Privacyverklaring

Vantion Labs is de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens in de zin van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR).

Naam

Vantion Labs

Adres

Smaragdstraat 2, 9743 KV Groningen

KvK

91500982

Btw-nummer

NL004895851B52

Contact

hello@vantion.co

We zijn niet verplicht een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Vragen en verzoeken over privacy kun je rechtstreeks aan ons richten via hello@vantion.co.

We beperken ons tot vier groepen:

• Websitebezoekers. Geaggregeerde gebruiksgegevens, zodat we kunnen zien welke pagina's worden gelezen. Geen tracking over websites heen en geen advertentie-ID's.
• Ingeplande gesprekken. Je naam, zakelijke e-mailadres, bedrijf en een eventueel bericht dat je toevoegt wanneer je een gesprek inplant.
• Klanten. Zakelijke contactgegevens, projectcommunicatie (e-mail, chat, reviews) en de factuurgegevens die we nodig hebben om je te factureren en aan onze fiscale verplichtingen te voldoen.
• E-mail. Alles wat je zelf naar hello@vantion.co stuurt.

We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Deze website is bedoeld voor zakelijke afnemers.

Elk gebruik van je gegevens berust op een van deze grondslagen:

• Ingeplande gesprekken en antwoorden: stappen die we op jouw verzoek zetten voordat er een overeenkomst is (art. 6 lid 1 onder b AVG).
• Het leveren van onze diensten: de uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 onder b).
• Facturatie en belastingadministratie: het voldoen aan de Nederlandse belastingwetgeving (art. 6 lid 1 onder c).
• Webanalyse: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke delen van de website nuttig zijn (art. 6 lid 1 onder f).

Voor onze bedrijfsvoering werken we met een klein aantal verwerkers, elk onder een verwerkersovereenkomst. We verkopen, verhuren of verhandelen je gegevens niet, en we delen ze niet met advertentienetwerken.

• Webanalyse: privacyvriendelijke webanalyse, gehost in de EU.
• Afspraken plannen: de tool waarmee je een gesprek inplant.
• E-mail en documenten: correspondentie en contracten.
• Betalingen en boekhouding: facturatie en boekhouding. De aanbieder staat op elke factuur vermeld.
• Projectinfrastructuur: hosting, monitoring en vergelijkbare diensten, alleen waar een opdracht van een klant die nodig heeft en met medeweten van de klant.

Voordat een nieuwe verwerker wezenlijke toegang krijgt tot je persoonsgegevens, laten we je dat weten.

De software die we voor klanten bouwen, gebruikt vaak AI-modellen van aanbieders zoals Anthropic, OpenAI of Google. Gegevens die door die systemen gaan, zijn van de klant. We verwerken ze alleen voor de opdracht, volgens de instructies van de klant en onder een verwerkersovereenkomst.

• We gebruiken modelaanbieders onder voorwaarden die training op je gegevens uitsluiten, en we noemen die aanbieders in de opdracht.
• Waar een klant nodig heeft dat gegevens in de EU blijven, kiezen we modellen of regio's die in de EU worden gehost.
• We gebruiken de gegevens van de ene klant niet om werk voor een andere klant te bouwen of te verbeteren.

• Webanalyse: geaggregeerd bewaard en nooit gekoppeld aan een bezoeker van wie we de naam kennen.
• Aanvragen die geen opdracht worden: maximaal 12 maanden, daarna verwijderd.
• Klantdossiers: zolang de opdracht loopt en gedurende een eventuele garantieperiode.
• Facturen en belastingadministratie: 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwetgeving vereist (Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52).

Daarna verwijderen we de gegevens of anonimiseren we ze volledig.

Sommige verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Die doorgifte vindt plaats op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de EU. We geven persoonsgegevens nergens heen door zonder een van die twee.

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• de persoonsgegevens in te zien die we over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten wissen, voor zover de grondslag dat toelaat;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• je toestemming op elk moment in te trekken, als toestemming de grondslag is.

Stuur een e-mail naar hello@vantion.co en we reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (opent in een nieuw tabblad).

We gebruiken alleen wat de website nodig heeft om te werken en om bezoeken geaggregeerd te tellen. Geen advertentiecookies, geen retargetingpixels en geen opnames van sessies van bezoekers.

We beschermen persoonsgegevens met versleuteling bij opslag en tijdens verzending, toegang op basis van need-to-know, en tweefactorauthenticatie op elk account dat met klantgegevens in aanraking komt. Geen enkel systeem is volledig veilig; we houden onze werkwijze actueel en delen die op verzoek.

Als ons bedrijf of de wet verandert, kan ook deze verklaring veranderen. De datum bovenaan toont de laatste herziening. Klanten krijgen over wezenlijke wijzigingen ten minste 30 dagen voordat die ingaan bericht per e-mail.

Voor vragen, verzoeken of als iets onduidelijk is: stuur een e-mail naar hello@vantion.co. Hoe we met klanten samenwerken, lees je in onze algemene voorwaarden.